Abkürzungsverzeichnis mit Microsoft Office Word 2010

Motivation

In jedem längeren Konzept tauchen doch immer wieder Abkürzungen auf. Um diese näher zu erläutern ist es sinnvoll, ein Abkürzungsverzeichnis für den Leser zu erstellen.
In besondere Redaktionssysteme, wie LaTEX wollte ich mich nicht einarbeiten, zudem ist Microsoft Office Word mein Textverarbeitungsprogramm.

Grundlagen

Die einfache Lösung liegt in den Feldfunktionen. Diese werden über das Register <<Einfügen>> <<Schnellbausteine>> in der Kategorie <<Text>> aufgrufen. Dort wählt man den Menüpunkt <<Feld…>>.

Feld einfügen
Feld einfügen

Im Text

Während des Schreibens fügt man hinter der entsprechenden Abkürzung ein neues Feld ein.

Als Feldnamen wählt man den Eintrag <<XE>>. Über die <<Feldfunktionen>> anschließend <<Optionen>> kann man eine Reihe von Schaltern in das Feld einschleusen.

Die zwei wichtigsten Schalter sind:

    \f  Dieser definiert den Indexeintragstyp (kurz: eine Bezeichnung für den Indexeintragstyp). Ich verwende hier z.B. für Abkürzungen „abk“, für Symbole „sym“ und für Formeln „eqn“. Dies dient später der Erstellung des Verzeichnisses.
    \t  Fügt einen Text ein (hier wird der vollständige Name der Abkürzung eingetragen).
Feldoptionen << XE >>
Feldoptionen << XE >>

Nach zweimaligem Klick auf <<OK>> sollte der Text dann in etwa so aussehen.

Eingefügtes Feld
Eingefügtes Feld

Sollte das Feld nicht sichtbar sein, muss man die nichtdruckbaren Zeichen einblenden.

Nicht druckbare Zeichen einblenden
Nicht druckbare Zeichen einblenden

Das Abkürzungsverzeichnis

Nun geht es zum spannenden Teil. Wir müssen das Verzeichnis als solches erstellen.

An der Stelle, an der das Abkürzungsverzeichnis erstellt werden soll, müssen wir ein weiteres Feld erzeugen.

Diesmal wählen wir jedoch den Feldnamen <<INDEX>>. Über <<Feldfunktionen>> und <<Optionen>> können wir wieder diverse Schalter einschleusen.

    \f  Bezeichner für den Eintragstyp (hier kommt „abk“ für das Abkürzungsverzeichnis rein).
    \e  Legt das Trennzeichen zwischen der Abkürzung oder dem zugeordneten Text fest.
    \c  Legt die Spaltenanzahl fest. Man kann das Abkürzungsverzeichnis auch mehrspaltig machen, wie eine Zeitung.
    \h „A“  Erstellt eine Indexüberschrift anhand der Anfangsbuchstaben der Abkürzungen. Das kann bei großen Verzeichnissen sinnvoll sein.
Feldoptionen << INDEX >>
Feldoptionen << INDEX >>

Als Trennzeichen habe ich zunächst ein <<.>> gewählt. Das müssen wir später noch anpassen. Nun wieder zweimal auf <<OK>>.

In etwa sollte der Text jetzt so aussehen.

Abkürzungsverzeichnis nach dem Einfügen
Abkürzungsverzeichnis nach dem Einfügen

Sollte das nicht der Fall sein, schaltet man die Feldfunktion mit der Tastenkombination <<Alt + F9>> ein. Wir tauschen nunmehr den Punkt gegen das Tabulatorzeichen aus.

Abkürzungsverzeichnis nach Manipulation
Abkürzungsverzeichnis nach Manipulation

Mit <<Alt + F9>> schalten wir die Feldfunktion wieder aus und aktualisieren diese mit <<F9>>. Und das Ergebnis sollte sich sehen lassen.

Abkürzungsverzeichnis final
Abkürzungsverzeichnis final

Tipp: Bei sehr kurzen Abkürzungen kann es vorkommen, dass der Standardtabulator zuvor kommt. Dann heißt es, die Formatvorlage „Index1“ anzupassen. In der Regel wähle ich hier einen mit 0,1 cm hängender Absatz.

Schlusswort

Inwieweit sich dies mit Makros bewerkstelligen lässt, überlasse ich dem Leser.

Glossar mit Microsoft Office Word 2010

Motivation

Nachdem ich nunmehr vermehrt diverse Konzeptionen erstellen muss, ist es häufig sinnvoll ein Glossar zu Begriffsdefinitionen zu erstellen. Ich möchte Euch darstellen, wie man ein Glossar mit Microsoft Office Word 2010 erstellt.

Was ist ein Glossar?

Ein Glossar ist, kurz gesagt, eine Auflistung von Wörtern, welche hiernach erklärt bzw. definiert werden.

Grundlagen

Die sauberste Lösung hierbei ist die Nutzung der Feldfunktionen. Diese werden über das Register <<Einfügen>> <<Schnellbausteine>> in der Kategorie <<Text>> aufgerufen. Dort wählt man den Menüpunkt <<Feld…>>.

Feld einfügen
Feld einfügen

Im Text

Während des Schreibens fügt man hinter dem in das Glossar aufzunehmende Wort (Wortverbindung) ein neues Feld ein.

Als Feldnamen wählt man den Eintrag <<XE>>. Über die <<Feldfunktionen>> und anschließende <<Optionen>> kann man eine Reihe von Schaltern hinzufügen. Zunächst definiere ich den Indexeintragstyp für Word. Danach erfolgt die eigentliche Definition. Hierbei muss der Begriff zunächst nochmals erwähnt werden und mit einem Doppelpunkt abgeschlossen werden. Nach dem Doppelpunkt kommt die Beschreibung. Dieser Doppelpunkt dient Word gleichzeitig als Erkennung für einen Indexänderung im späteren Glossar.

Die zwei wichtigsten Schalter hierbei sind:

    \f Dieser definiert den Indexeintragstyp (kurz: eine Bezeichnung für den Indexeintragstyp). Ich verwende hier z.B. für das Glossar „glossar“. Dieser dient später der Erstellung des Glossars.
    \t Fügt den Text ein.
Feldoptionen << XE >>
Feldoptionen << XE >>
Nach zweimaligen Klicken auf <<OK>> sollte es nunmehr so aussehen.

Fertiges Feld
Fertiges Feld
Sollte dem nicht so sein, müssen wohl die nicht druckbaren Zeichen eingeblendet werden.

Nicht druckbare Zeichen ein- / ausblenden
Nicht druckbare Zeichen ein- / ausblenden
Tipp: Sollte die Beschreibung länger sein, wird der vollständige Eintrag über das Interface nicht möglich sein. Sollte dies der Fall sein, kann das Feld nach dem Schließen direkt im Dokument weiter bearbeitet werden.

Das Glossar

Nunmehr müssen wir das Glossar an sich erstellen. Üblicherweise wird dies wohl irgendwo im hinteren Teil des Dokumentes erfolgen.

An der entsprechenden Stelle erzeugen wir erneut ein Feld.
Diesmal wählen wir jedoch den Feldnamen <<INDEX>>. Über die <<Feldfunktionen>> und <<Optionen>> können wir wieder diverse Schalter auswählen.

    \f Bezeichner für den Eintragstyp (hier kommt „glossar“ für das Glossar rein).
    \h „A“ Erstellt eine Glossarüberschrift anhand der Anfangsbuchstaben.
Feld einfügen
Feld einfügen
Danach wieder zweimal auf <<OK>> und es könnte folgendermaßen aussehen:

Fertiges Feld
Fertiges Feld
Sollte dies nicht so sein, einfach die Tastenkombination <<Alt+F9>> nutzen. Dies schaltet die Feldfunktionen ein bzw. aus. Alternativ kann auch die rechte Maustaste genutzt werden.

Kontextmenü
Kontextmenü
Dann sollte es so aussehen.

Feldfunktion
Feldfunktion
Nach der Fertigstellung des gesamten Dokumentes müssen alle Felder aktualisiert werden und wir erhalten ein gut aufgeräumtes Glossar.

Schlusswort

Diese Glossarfunktion kann man natürlich für viele solcher Auflistungen verwenden, z.B. verwendete Dokumente, genutzte Rollen o.ä. Dinge eben, welche eine kurze, aber prägnante Erläuterung bedürfen.